Comment utiliser Logipass pour gérer efficacement vos accès

Se rendre sur un site événementiel VIPARIS avec un véhicule implique désormais une formalité indispensable : l’obtention du fameux sésame d’accès Logipass. Ce dispositif vise à fluidifier les flux logistiques et à sécuriser les zones de déchargement et chargement, tout en offrant un suivi précis des passages. Comprendre le mode d’emploi Logipass, éviter les blocages imprévus à l’entrée, et organiser ses équipes devient donc incontournable pour tout exposant, transporteur ou prestataire intervenant sur ces sites.

À quoi sert Logipass et dans quels cas est-il obligatoire ?

Logipass n’est pas un simple badge : il conditionne strictement l’accès en véhicule aux zones logistiques des sites VIPARIS. Sans ce justificatif dématérialisé, l’entrée peut être refusée, même aux transporteurs réguliers ou aux prestataires mandatés par un exposant.

• Il concerne tous les véhicules amenés à effectuer des opérations de déchargement ou chargement pendant les périodes prévues par l’organisation de l’événement.
• Les personnes à pied n’ont pas besoin de Logipass : le dispositif cible uniquement les accès motorisés.
• Chaque véhicule doit disposer de son propre Logipass, nominatif et lié à une plage horaire précise.

Sans Logipass valide, l’accès aux quais de livraison ou aux zones techniques VIPARIS peut être bloqué, même si une réservation de stand ou une mission officielle est confirmée.

Quels sont les prérequis pour créer son compte Logipass ?

Avant toute demande de créneau, il faut d’abord créer un compte utilisateur sur la plateforme officielle Logipass. Ce compte centralise les informations nécessaires à la gestion des accès, à savoir :

• Nom, prénom et adresse email valide
• Mot de passe respectant les critères de sécurité (au moins 6 caractères, majuscule, minuscule, chiffre, caractère spécial)
• Entreprise ou organisation représentée, activité professionnelle
• Coordonnées complètes (téléphone, adresse postale, pays)

Les données collectées servent à l’identification des intervenants et au suivi des véhicules sur site. Certaines informations sont facultatives, mais les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires. À noter : vous pouvez exercer vos droits sur ces données (accès, rectification, suppression) auprès de VIPARIS suivant la réglementation en vigueur.

Quelles sont les étapes pour obtenir et utiliser un Logipass ?

1. Connexion ou création de compte sur la plateforme Logipass VIPARIS.
2. Remplissage du formulaire de demande : indiquer le type de véhicule, l’immatriculation, la date et l’heure souhaitée, le motif d’accès, ainsi que l’événement concerné.
3. Vérification des disponibilités : certains créneaux sont limités ou attribués en priorité selon l’affluence.
4. Validation et émission du Logipass : un document PDF ou un QR code est généré, à imprimer ou à présenter sur smartphone à l’entrée.
5. Contrôle à l’arrivée : le personnel de sécurité scanne le Logipass et vérifie la concordance avec le véhicule et la plage horaire.

Une fois le créneau validé, le Logipass est nominatif et ne peut être modifié sans nouvelle démarche. Toute erreur dans l’immatriculation ou la plage horaire nécessite une réédition.

Que risque-t-on en cas d’oubli, d’erreur ou de non-respect du Logipass ?

Plusieurs situations peuvent entraîner un accès refusé ou un retard important :

• Oubli du Logipass : le véhicule reste bloqué à l’entrée, aucune exception n’est prévue.
• Erreur d’immatriculation ou de date : le code-barres/QR code ne correspond pas, l’accès est refusé.
• Dépassement de la plage horaire : le créneau réservé est strict, le Logipass n’est accepté que sur le créneau validé.
• Multiplication des demandes pour un même véhicule : peut générer une suspicion de fraude et un signalement.

Le contrôle est systématique : sécurité, personnel logistique et surveillance informatique vérifient la cohérence des accès. Aucun arrangement sur place n’est garanti, même avec une confirmation d’activité professionnelle ou un bon de livraison.

Comment organiser la gestion des Logipass pour une équipe ou plusieurs véhicules ?

Pour un exposant ou un prestataire gérant plusieurs véhicules, il devient vite indispensable de centraliser la gestion des Logipass :

• Créer un référent unique pour toutes les demandes d’accès afin d’éviter les doublons ou oublis.
• Anticiper la réservation des créneaux : certains événements génèrent une forte affluence et les créneaux disponibles se réduisent rapidement.
• Mettre à disposition des chauffeurs ou conducteurs les documents sous format papier ou numérique, en vérifiant systématiquement l’immatriculation.
• En cas d’imprévu (retard, changement de véhicule), annuler ou modifier la demande dès que possible via la plateforme, plutôt que de tenter un passage sans Logipass valide.

Pour les grandes équipes, une organisation rigoureuse limite les blocages et fluidifie l’installation comme la désinstallation des stands.

Comparatif des actions possibles selon le type d’utilisateur

Dernier conseil : anticiper chaque accès pour éviter toute mauvaise surprise

Le système Logipass impose une préparation logistique en amont : chaque omission ou erreur se paie par des retards, voire l’impossibilité d’accéder au site. Pour éviter toute mauvaise surprise, validez les demandes aussitôt que les créneaux ouvrent et contrôlez chaque détail (immatriculation, horaires, identité du chauffeur). Une vigilance accrue la veille de l’événement, avec un dernier pointage de tous les Logipass émis, réduit fortement les risques de blocage le jour J. Pour les événements majeurs, un rétroplanning dédié à la gestion des accès simplifie la tâche et optimise le temps passé sur site.